在留資格に関する所属機関等作成用書類発行事務管理システム
システム概要
外国人留学生が出入国在留管理局で「在留期間の更新」または「在留資格の変更」手続きを行う際に必要な「許可申請書」様式のうち、「所属機関等作成用書類」の作成をオンラインで所属部局に依頼できます。
学生はスマホやPCで在留資格カードの画像をアップロードするだけで作成依頼が完了。「所属機関等作成用書類」の作成依頼と引き渡しを効率化し、書類発行の進捗状況を一元管理できるシステムです。
導入効果・解決できる課題
- 依頼受付から引き渡しまでオンライン化。学生と学校側双方の利便性が向上。
- 情報の一元管理で業務効率が大幅に改善。進捗状況も一目でわかる。
- ペーパーレス化によるDXの促進、省スペース化、コスト削減。
- 学生への連絡作業を省力化。システム上で簡単にメール送信可能。
こんな課題はありませんか？
「所属機関等作成用書類」の作成依頼受付や発行業務が煩雑で、事務職員の負荷が大きくなっていませんか？
これらの事務作業はもちろん、紙の書類やエクセル等のソフトでおこなうこともできますし、学生の数が数十人程度であれば、それほど大変な作業ではないかもしれません。しかし、数百人～数千人の規模になったら、かなり煩雑な業務になるのではないでしょうか。
また、紙やエクセルによる情報管理では、どうしてもヒューマンエラーの発生確率が上がり、「書類に不備がある」「業務の抜け漏れが発生」等の問題が多発するとともに、進捗状況の管理、職員間の情報共有が難しいという課題が出てきます。このシステムがあれば、そういった課題を解決し、職員の方の業務を効率化できます。
導入のメリット
書類作成依頼のオンライン化＆利便性向上
学生がスマホ、タブレット、PCで24時間いつでも在留資格カードの画像をアップロードするだけで「所属機関等作成用書類」の作成を依頼できる。
発行された「所属機関等作成用書類」はダウンロードも可能。窓口に行かなくても受け取れる。
手続きを非対面で完結できるので、コロナ対策としても有効。
業務効率化＆コスト削減
学生からの書類作成依頼状況一覧表示で情報を一元管理でき、全職員が瞬時に状況を把握できる。
管理画面で「所属機関等作成用書類」をアップロードすれば学生への交付が完了。事務職員の業務を効率化できる。
データ入力、書類作成、連絡業務、窓口対応時間が減り、業務コストを削減できる。
教務情報システム等と連携すれば、学生情報の登録不要。（制作費は応相談）
ペーパーレス化によるDXの促進
知りたい情報はシステムですぐに検索可能。手作業で書類を探す必要なし。
ステータス管理で「書類に不備がある」「進捗状況が分からない」等の課題を解消できる。
書類が不要になるので、書類保管スペースが不要になる。
学生への連絡作業を省力化
何か不備があった場合等に、管理画面を通じて学生とメールで連絡可能。
管理画面上で「ダウンロード」「引き渡し」「差し戻し」「取り下げ」を選択し、学生にメールで通知。
手続きが止まっている学生に催促メールを送信。
システム利用フロー
「所属機関等作成用書類」の作成依頼をWebで受け付け、学生はダウンロードまたは窓口で書類を受け取れます。書類作成依頼の進捗状況を一元管理でき、全職員間で簡単に情報を共有できます。
機能
「所属機関等作成用書類」の作成依頼受付
- 学生が「所属機関等作成用書類」の作成をオンラインで所属部局に依頼。
- 学生はスマホ、タブレット、PCのいずれかで学生番号を入力してログイン。
- 在留資格カードの両面の画像をアップロードするだけで簡単に依頼が完了。
「所属機関等作成用書類」の提供
- 学校側で書類の作成が完了したら、「ダウンロード」または「引き渡し」を選ぶだけ。
- 受取方法は学校側で指定可。
- 学生にメールが送信され、「ファイルをダウンロード」「窓口で手渡し」のどちらかで受け取り。
学生情報自動登録
- 学生が登録した在留資格カードの画像は、学生ごとの個別情報画面に表示されるので簡単に確認可。
- 貴学の基幹システムと情報連携するカスタマイズも可能。（制作費は応相談）
学生検索機能
- 学生番号や氏名、所属などの学籍情報で絞り込み検索。
- 現在の在留資格（留学、研修、家族滞在、文化活動、短期滞在、日本人の配偶者、教授、高度専門職、等）で絞り込み検索。
- 在留資格の「許可日」「有効期限」で検索。（〇月〇日以降、〇月〇日～〇月〇日、〇月〇日まで、で検索可能）
申請状況管理
- システム上で、学生ごとに申請状況（未申請、申請中、差し戻し、引き渡し、学生受取済み、取り下げ）を記録。
- 特定の申請状況に該当する学生を検索して一覧表示。
- 「申請日」「申請種別（期間更新、資格変更）」「引き渡し日」で、該当する学生を検索。
メール一斉送信、送信履歴確認機能
- 一覧画面でチェックを入れた学生にメールを一斉送信。例えば、申請中の学生を検索して、該当する学生にだけ同じ内容の文面の一斉送信も可能。
- メールを定型文として複数保存。定型文はメールの送信時に使用できるので便利です。
- 送信したメールの履歴（送信元、宛先、送信日、送信内容）を管理画面で確認できます。
外国語対応
- 日本語の他、英語でも表示できます。（原稿はご提供ください）
- 中国語等、他の言語で表示するカスタマイズも可能。（制作費は応相談）
- 学生ごとに、システムから送信するメールで使用する言語を指定できます。
サーバー環境
今ご利用中のサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。ご要望に合わせて、セットアップ致します。
- ルート権限の付与が可能
- Linux OSを搭載している
- メモリー4GB以上
- HDの空き容量30GB以上
※学生数が数万名規模の場合は、もっと増強する必要がございます。
プロジェクト概要
| 制作期間 | 6か月～ |
|---|---|
| 費用イメージ | 100万円～ |
※「外国人留学生の適切な受入れ及び在籍管理強化システム」と同時開発する場合は、重複する部分のプログラム開発が不要なため、２システムの費用を単純に合算した金額にはなりません。同時開発なら、単純合算より割安の金額で実装できます。
※学認（学術認証フェデレーション）を導入されていない場合は、上記より金額が増えます。
プロに無料相談
外国人留学生用の「所属機関等作成用書類」の発行事務を効率化するシステム導入にご興味がある大学、専門学校様は、ぜひシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、最適なソリューションをご提案させて頂きます。
