外国人留学生の適切な受入れ及び在籍管理強化システム
システム概要
外国人留学生の在留資格情報・期間、日本と本国の連絡先等を登録し、情報更新状況をチェックすることで在籍管理を徹底化・効率化できるシステムです。2019年に社会問題になって以来、文科省から各学校に対して強化するよう強く求められている、外国人留学生の在籍管理対策として有効活用できます。
導入効果・解決できる課題
- 外国人留学生の在籍管理業務をシステム化、厳格化、効率化。
- 学生の情報登録・更新手続きをオンライン化。24時間いつでも申請可能。
- ペーパーレス化による情報管理効率と精度の向上。
- 職員の業務効率化でデータ入力＆窓口対応時間、業務コストを削減。
- 学生への連絡作業を省力化。システム上で簡単にメール送信可能。
こんな課題はありませんか？
2019年に、文部科学省などが某私立大学で学部研究生ら留学生約1600人が所在不明になっているという調査結果を公表し、「大学の責任は重大である」として研究生の受け入れを当面停止するよう指導した、というニュースが報道されました。
この問題への対策として、2019年6月に文部科学省から「留学生の在籍管理の徹底に関する新たな対応方針」が発表され、各国公私立大学及び各国公私立高等専門学校において外国人留学生の適切な受入れ、在籍管理の徹底等がなされるよう求められるようになりました。
在籍管理が徹底されていない場合、改善指導の対象となり、それでも改善が見られない場合、下記の処置が取られるという厳しい内容になっています。
●「在籍管理非適正大学」及び３年連続「慎重審査対象校」とされた大学等については、改善が認められるまでの間、留学生への在留資格「留学」の付与を停止し、大学等名を文部科学省と同時に公表
●「慎重審査対象校」の判断基準の見直し及び同校の留学生の在留資格審査において、経費支弁能力に関する資料に加え、日本語能力について試験による証明を求めることを検討
※慎重審査対象校とは，不法残留者数等にかんがみ，留学生の経費支弁能力等について慎重な審査を行う大学等を指す
●上記の他、文部科学省として、不法残留者等の発生状況を踏まえた私立大学等経常費補助金の減額・不交付措置の導入、在籍管理の適正を欠く大学等への制裁の強化（奨学金枠の削減、該当大学名の公表、政府主催の留学フェアへの参加制限）等
引用元：「留学生の在籍管理の徹底に関する新たな対応方針」
日本には約24万人の外国人留学生が生活していますが（令和3年5月1日時点・JASSO調べ）、毎年数千人の留学生が不法残留や失踪しているといわれています。
外国人留学生の受け入れ増加に伴い、適切に在籍管理を行わない学校が増えてきたことが原因ですが、学校の事務作業として、数百人～数千人の外国人留学生の状況を常時適切に管理するのは簡単なことではありません。特に、留学生の情報を紙の書類やエクセル等で管理している場合は、事務職員の方に大きな負荷がかかってしまいますよね。
しかし、文科省の基準やペナルティが厳しくなっている以上、「管理が大変だから」「手が回らないから」という理由で、外国人留学生の管理を怠ると、学校の運営上、大きなダメージを受けてしまう可能性があります。
このシステムは、外国人留学生の在籍管理の負荷を減らしつつ管理を厳格化できる上、学生の情報管理業務の効率化もできる、一挙両得のシステムです。
導入メリット
留学生の在留資格チェック強化
管理画面で全学生の在留資格、種別、在留期間更新、在留資格変更の申請状況を一覧でチェックできる。
「在留資格の有効期限日」等、様々な条件で該当者を検索して一覧表示できる。
情報登録・変更手続きのオンライン化＆利便性向上
学生がWebで在留資格の取得・失効・変更等の情報を入力できるので、書類記入の手間が不要。
ネットに接続できる場所なら、スマホ、タブレットPCで24時間いつでも、世界中どこからでも情報登録、更新可能。
学校側でも情報を登録、変更できる。
手続きを非対面で完結できるので、コロナ対策としても有効。
ペーパーレス化による情報管理効率と精度の向上
学生の情報を一元管理でき、全職員が最新の情報を共有できる。
知りたい情報はシステムですぐに検索可能。手作業で書類を探す必要なし。
書類が不要になるので、書類保管スペースが不要。
ステータス管理によって、「書類に不備がある」「進捗状況が分からない」等の課題を解消できる。
職員の業務効率化、業務コスト削減
書類の転記やデータ入力作業が激減し、職員の業務を大幅に効率化。
書類作成や整理、連絡業務、窓口対応時間が減り、業務コストを削減。
教務情報システム等と連携すれば、より一層の業務効率化を図れる。（制作費は応相談）
教務情報で足りない部分を補完できる。
学生への連絡作業を省力化
登録、変更内容に不備があった場合等に、簡単に学生にメールを送信できる。
情報更新が滞っている学生に、管理画面から催促メールを送れる。
メールを送る対象の学生の絞り込み検索ができ、複数の学生に対して一括メール送信も可能。
システム利用フロー
学生にWebで最新の在留資格と連絡先の情報を登録してもらい、登録された情報は学校側の管理画面で確認できます。全学生の在留資格種別・期限や変更申請状況が一覧で表示され、検索も簡単にできるので、「在留期限が切れている」「変更の申請がされていない」等の問題をすぐに察知可能です。
「在留資格に関する所属機関等作成用書類発行事務管理システム」もご利用頂ければ、そちらの進捗状況も併せて表示できます。
機能
在留資格情報の登録、更新
- 学生はPC、タブレット、スマホで在留資格の情報登録・更新、在留期間更新、カード記載事項の変更を申請。
- 学校側は「承認」の他、登録内容に不備があったら「差し戻し」、間違いなら「取り下げ」も可能。
- 学校側でも情報の登録・変更可。
ファイルアップロード
- 在留カードの券面画像をアップロードで登録。
- 管理者側の学生情報の個別画面に、在留資格カードの画像が表示されます。
ファイルダウンロード
- csvファイルでデータをダウンロードして統計情報を作成できます。
- 学生の情報データをエクスポートして、別のシステムに登録も可能。
学生検索機能
- 学生番号や氏名、所属などの学籍情報で絞り込み検索。
- 在留資格の有効期限、資格発効日、申請日、承認日で該当者を検索。（〇月〇日以降、〇月〇日～〇月〇日、〇月〇日まで、で検索可能）
- 現在の在留資格（留学、研修、家族滞在、文化活動、短期滞在、日本人の配偶者、教授、高度専門職、等）で絞り込み検索。
ステータス管理
- 学生ごとにステータス（未申請、申請中、差し戻し、承認、取り下げ）を記録。
- 特定のステータスに該当する学生を検索して一覧表示。
- 「申請日」「承認日」で、該当する学生を検索。
メール一斉送信、送信履歴確認機能
- 一覧画面でチェックを入れた学生にメールを個別または一斉に送信。例えば、在留資格の有効期限切れの学生を検索して、対象者にメールを一括送信できます。
- メールを定型文として複数保存。定型文はメールの送信時に使用できるので便利です。
- 送信したメールの履歴（送信元、宛先、送信日、送信内容）を管理画面で確認できます。
外国語対応
- 日本語の他、英語でも表示できます。（原稿はご提供ください）
- 中国語等、他の言語で表示するカスタマイズも可能。（制作費は応相談）
- 学生ごとに、システムから送信するメールで使用する言語を指定できます。
サーバー環境
今ご利用中のサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。ご要望に合わせて、セットアップ致します。
- ルート権限の付与が可能
- Linux OSを搭載している
- メモリー4GB以上
- HDの空き容量30GB以上
※学生数が数万名規模の場合は、もっと増強する必要がございます。
プロジェクト概要
| 制作期間 | 6か月～ |
|---|---|
| 費用イメージ | 200万円～ |
※「在留資格に関する所属機関等作成用書類発行事務管理システム」と同時開発の場合は、重複部分のプログラミングが不要なため、２システムの費用を単純に合算した金額にはなりません。同時開発でしたら、単純合算より割安の金額で実装できます。
※学認（学術認証フェデレーション）を導入されていない場合は、上記より金額が増えます。
プロに無料相談
外国人留学生の在籍管理を徹底でき、業務の効率化もできるシステムの導入にご興味がある大学、専門学校様は、ぜひシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、貴学における業務効率化のベストソリューションをご提案させて頂きます。
