オンライン授業Zoomミーティングスケジュール一括登録システム
システム概要
大学などのオンライン授業スケジュールを管理画面にcsvファイルでアップロードするだけで、紐づけられたZoomアカウントでミーティング予約が完了。更に、授業のURLとパスワードを記載したメールを学生に自動送信できますので、オンライン授業の運用業務が驚くほど楽になります。
導入効果・解決できる課題
- 授業スケジュール登録作業の効率化で、教員、事務職員の業務が劇的に楽になる。
- 授業前に、スケジュールをメールで自動送信でき、学生へのリマインドにもなる。
- 授業日時の設定ミスや、学生に間違った授業情報を伝えてしまうミスが減る。
- 職員が全てのオンライン授業スケジュールを一括管理し、Zoomアカウントを効率的に運用できる。
こんな課題はありませんか？
Zoomを使ったオンライン授業を実施している大学が増えていますが、手動で「ミーティング予約」をしていませんか？
手動でミーティングのスケジュールを登録する場合、数十コマの授業を1コマずつ手作業でZoomに予約登録して学生にメールで送信するのは、多大な手間と時間がかかりますし非常にミスが発生しやすい作業です。「日時を間違えて登録していた」「送信先を間違えていた」と、気付いた時には遅かったという事にもなりかねません。
そんな煩雑でミスが発生しやすい作業を自動化し、業務を大幅に効率化できるのが「オンライン授業Zoomミーティングスケジュール一括登録システム」です。授業の時間割を入力したcsvファイルをアップロードするだけで、自動で複数のミーティング予約を設定できますので、あっという間にスケジュール登録作業が完了。
予め授業と学科の紐づけリストや、学生の氏名・学籍番号・所属学科のリストを登録しておけば、授業ごとに自動で対象学科の学生を抽出して、メールで授業情報を送信してくれるので、学生への情報伝達作業まで自動化。教職員の方にかかっている授業運用業務の負荷が大幅に軽減されます。
導入メリット
オンライン授業運用の効率化
職員がパソコンに詳しくなくても授業スケジュールをZoomに楽々登録できる。
授業情報を学生にメールで自動通知。手動でメールを送信する必要がない。
システムが授業ごとに対象学科の学生を抽出してくれるので、いちいち通知する学生を選別する必要がない。
ヒューマンエラーの削減
「間違った内容でスケジュールを登録」「学生に間違った授業情報を伝達」などのミスが減る。
学生への情報伝達漏れが減る。
授業の時間帯が重なっている場合はエラーで登録できないので、登録時にミスを検知できる。
Zoomアカウント有料ライセンスの運用効率化
教員が個別に授業を予約するのではなく、事務職員が全授業のスケジュールを一括管理し、Zoomアカウントの有料ライセンスを効率的に運用できる。
教員ごとにライセンスを割り当てるのではなく、教室ごとに割り当てることでスケジュールをフル活用し、余剰ライセンスの支払いを削減できる。
利用フロー
Zoomの無料アカウントでも最大100人の学生とのミーティングを主催できますが、3人以上が参加するミーティングは、40分の時間制限があります。
そのため、3人以上の学生に40分以上のオンライン授業を実施したい場合は、時間制限が無い有料プラン（プロプラン等）を利用する必要があります。
【参考資料】Zoomの料金プラン
機能
csvファイルアップロード
- 授業の時間割をcsvファイルで作成し、管理画面でアップロードしてスケジュールを登録。
- 授業の前日に、翌日のオンライン授業予約を設定。何日後の授業でも登録できますが、変更・休講等の可能性を考慮して前日登録を推奨します。
- 連続授業は1コマずつ登録する必要があります。
Zoomミーティング自動予約
- 登録された時間割に沿って、自動でZoomミーティングのスケジュールを予約。
- Zoomアカウントの有料ライセンスは教員ごとではなく、教室ごとに管理。スケジュールの交通整理がしやすいので、有料プランを効率的に運用できる。
- ZoomのAPI制限で1日の最大予約可能件数が決められています。予約可能件数以内なら何十コマでも登録できます。
授業情報送信先を自動選別
- 学生情報（氏名、学籍番号、所属学科、メールアドレス）と、授業と学科の紐づけリストをcsvファイルで登録できる。
- 学校側で作成した学籍番号等のメールアドレスでも、学生がプライベートで使っているメールアドレスでも、送信先として設定可。
授業情報通知メール一斉送信
- 授業の前日や当日の朝など、予め設定したタイミングで、授業名、日時、URLを記載したメールを学生に一斉自動送信。
※履修管理システム、教務システムとの連携も費用別途で構築可能。 - クラウド型のメール一斉送信システムを利用すれば、メールサーバーの構築は不要。初期費用を抑えられます。
※学校のメールサーバーも利用できますが、負荷がかかるので、外部サービスのご利用をおすすめします。
アクセス制限機能
- 管理画面にログインするには、IDとパスワードが必要。
- IP制限をかけ、学校内からしか管理画面にログインできないようにすることでセキュリティ対策強化も可能。
導入事例
画面イメージ
授業管理画面
サーバー環境
ご要望に合わせて、セットアップ致します。
- ルート権限の付与が可能
- Linux OSを搭載している
- メモリー4GB以上
- HDの空き容量30GB以上
プロジェクト概要
| 制作期間 | ご契約から稼働開始まで約3ヶ月～ |
|---|---|
| 費用イメージ | ■初期費用 100万円～ ■運用保守 月額3万円～ ※学生数によって金額が変わります。 ※運用保守費用の他に、Zoomの有料プラン利用料、サーバー利用料がかかります。 |
プロに無料相談
オンライン授業のZoomミーティングスケジュール一括登録とメール自動配信によるオンライン授業の運用業務効率化、Zoom有料アカウントの効率的な運用にご興味がある大学・大学院様は、ぜひシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。
学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、貴学の業務を効率化できるソリューションをご提案させて頂きます。
